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展覽運輸細節決定一切溝通最為重要

時間：2009-08-13

【好展會網物流專題】 展覽會是一個系統工程，從組展到展品運輸，再到展臺搭建，直到展覽本身，環環相扣，任何一環脫節，展會便無法順利進行。在整個展覽流程中，展覽運輸是一個打前戰的工作。記者近日就運輸的話題，采訪了寶川國際運輸有限公司經理周宇遜。在他對運輸的解讀中，參展商或許會得到一些啟發。 　　運前：事無巨細做準備 　　一些大型展覽會，組展商通常會指定一個運輸商作為其展覽會的運輸代理。品牌展覽會指定的往往也是服務好、信譽佳的運輸商。一個展覽會有國際展商，也有國內展商。國際展商通常由一些國際性的運輸公司代理運輸。組展商申請展會批文在海關備案時，會同時將運輸代理在海關備案。組展商委托了哪家運輸公司，海關才受理哪家公司的報關業務。 　　將貨物詳情告訴運輸商 　　周宇遜告訴記者，參展商在確定參展以后，組展方會通知參展商委托了哪家運輸公司做展覽會的運輸代理。參展商也可以主動向主辦方了解，該展覽會由哪家公司來做運輸業務。與此同時，運輸商也會得到一份參展商名錄并主動與參展商聯絡，并會將一份貨單傳給參展商，上面將收費標準、發貨日期、收貨人等項目列出，參展商應該盡可能地將貨物的情況填寫清楚并回傳。要將貨物的詳細情況告訴運輸商，比如有沒有超長、超大型的和特別要求的貨物。 　　包裝箱的<a target="_blank">標簽</a>要細致入微 　　在國內，展品的包裝通常由參展商自己解決。包裝一定要做到細致入微，要在貨物的包裝箱上將標簽填好，企業名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細節都要寫清楚。 　　周宇遜對記者說：這些雖然是細節，但很容易產生麻煩。有的企業只寫展覽館的名稱，沒有寫展會名稱，就會耽誤運輸。比如北京國際展覽中心很大，經常同時舉辦兩個或者三個展覽會。如果展會名稱不清楚，運輸商就不知道該將展品送到哪個館。 　　企業名稱和日期也應明確。企業在公司所在地發貨經常會遇到這樣的情況，企業找的運輸商常常為了壓低成本，將貨物轉包出去。展品經常會被幾次轉包，最后由一家有運輸實力的公司把貨物集中起來統一發貨。由于幾經轉手，最后接貨的公司并不知道該貨的貨主是誰。如果貨物標簽上公司名稱不清楚，展覽會的運輸代理去提貨的時候，就不知道哪一件是要參加展覽會的展品。在展覽旺季，展覽會的運輸商每天收到的貨物很多，常常分屬不同的展覽會。因此，展品運輸時標簽的內容就顯得格外重要，一旦沒有寫清楚，就容易造成貨物丟失或進錯場館的情況。 　　一些大件設備，比如紡織機械等，基本都是大廠商生產的，他們參展通常會自己派車將貨物運到展覽會。如果不是自己運輸，展品包裝外的標識更要全面。周宇遜對記者說：這些方面，歐美國家比較規范。比如在較大設備的箱外，他們會在箱子四角用火燙出鏈子狀的標志，表明這里是可以用來吊的位置。另外，機器的重量、重心、方向等都有清楚的標志。這樣，展品進場時工人搬運操作起來就不會把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時里面要加好防震的材料，箱子外面要特別注明易碎標志。如果展品不能倒放，也應該標明清楚。因為在航空運輸貨物進不去艙門時，運輸人員如果看到不能倒放的標志，就不會倒放，而會建議該展品換飛機或者采取其他的運輸方式。 　　國際展商不能隨意選擇運輸商 　　一個展覽會有國際展商，也有國內展商。一些國際性的運輸公司，國際展商通常由其代理去與其聯絡。國際展商雖然可以選擇運輸商，但需要注意的是：對于普通商品來說，參展商可以任意選擇一個運輸公司來承運，但是對屬于海關監管的展覽品的運輸，則不是任何公司都能被選擇的。按海關的規定，展品進來時暫時不收稅，因為展覽會閉幕后還要出境，在海關監管下保證這批貨不會在國內隨便賣掉，產生一些逃稅問題。而在眾多運輸公司中，目前，并不是每個公司都可以做這種監管運輸的業務。因此，海外參展商在參加展會時要特別注意這個問題。 　　運中：緊密聯系運輸商發貨后及時告訴運輸商 　　完成了發貨準備后，參展商便要發貨。發貨后要通知展覽運輸商，告訴對方負責人已經發貨，并將運單傳真過去，將發了什么樣的貨、通過哪家公司發的等寫明。通知的方式最好不要僅用電話，最好以文件的形式發傳真，一是便于對方留底查貨，二是展覽會期間很忙，對方聯系人不在的情況下，也會由其他負責人根據文件上的內容進行核對。 　　參展商要有專人負責運輸 　　在運輸過程中，并不是將貨物發完就了事了。與運輸代理的溝通最為重要。作為參展商，參加展覽會每個環節應該由專人負責，運輸也不例外。一些展會由于內部溝通沒有做好，運輸公司通常會有找不到人的情況發生，這樣很容易耽誤時間。 　　靈活應對特殊情況 　　另外，在運輸過程中通常會有一些意外情況發生。按照一般展覽會的慣例，參展的貨物通常是開幕前兩天運到，但經常會有例外情況。比如，一個最典型的例子，去年在北京中國國際展覽中心由中國紡織工業協會、中國國際<a target="_blank">貿易</a>促進委員會主辦的第九屆中國國際紡織機械展覽會(CITM E 2004)舉辦日期是10月12日至16日。該展開幕前，北京市交管部門突然下達一道規定，9月25日到10月7日不準外地車進京。由于紡織機械往往是非常大型的設備，光調試至少就要用上兩天時間，所以許多企業都要早早地進入場館。所以，作為運輸代理的寶川公司，只好通知企業要么提前運展品，要么10月7日以后再運。 　　北京經常會有一些政治會議、外事活動。在這個時期，往往會有交通管制。而參展商對此情況通常不了解，但　展覽運輸商對此經驗會更豐富。因此，參展商一定要與運輸商緊密聯系，按運輸商的要求辦理相關手續。比如進京卡車需要各種證件、文件等。為了應對這種情況，一些集裝箱夜里進京，但是展覽中心無人上班，無法卸貨，而且晚上操作的危險性比較大。如果參展商有特殊情況需要夜里加班，要與運輸方溝通好，由運輸方負責與展覽中心和搬運方協調，但是夜里加班費用應該由參展商支付。 　　進館：迅速有序搬進場 　　在整個運輸環節中，進館是最緊張的環節。很多運輸商的項目經理都形容，進館就像是在打仗。 　　對于參展商來說，進館時也要懂得保護自己的權益。參展商應該找主辦方指定的運輸代理搬運貨物，但一些展覽會很多參展商的展品卻是自己運進展館的。 　　留心游擊隊式的搬運工 　　目前，很多展覽館管理不善，展覽館里常常有一些游擊隊式的搬運工。他們看見展商進來就蜂擁而上，以極低的價格承攬搬運業務。他們的價格雖然很低，但是服務的安全性沒有保證。組展商與指定的展覽運輸商都合同在先，如果在搬運中出現展品或人員的損傷，參展商可以找組展商要求一個合理的解決方式。 　　游擊隊式的搬運工在搬運過程中發生貨物損壞時，通常的辦法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬運工，因此在搬運過程中，常常會有盜竊展品的事件發生。游擊隊式的搬運工雖然價格便宜，但是展商圖便宜發生展品損傷的問題是沒有辦法解決的。 　　為節省時間，進館要聽從展覽運輸商的安排 　　由于展覽<a target="_blank">會展</a>前準備時間非常短，因此，展品進館時間就更顯緊張。所有展商都希望自己第一個進館、第一個出館，但這是不現實的。在一些大型機械展中往往有這樣的事情發生，某個展商的展品很大，其第一個進館并擋在展館中間，之后誰的展品也進不去。為了盡量節約進館時間，參展商應該聽展覽運輸商的安排，由展覽運輸商憑經驗統籌安排，通過這種方式盡可能地爭取時間。 　　一些特殊展覽，如紡織機械展需要有測試的時間。有的大機器測試需要很長時間，而競爭對手又與自己在展會上同臺競爭，這就考驗一個公司在整個流程中的現場協調和操作能力。 　　展后：還要溝通運輸商 　　目前，國際、國內同題材的展覽會很多，很多企業經常會希望在一個展覽會后再去參加另外一地的展覽會。這在運輸上，也要注意一些問題。 　　周宇遜告訴記者，如果是本地展品參加多個展覽會，問題不會太大，可以自己找運輸公司，也可以將貨物交給此次展會的運輸代理，由他負責將貨物發往新的展覽會。 　　進口展品事先要與運輸代理溝通 　　如果是進口展品，就要事先與運輸代理溝通，因為海關監管的產品，報關手續比較繁瑣。參展商再到另一地參展需要轉關，比如參展商在北京參加展會后又要把展品發到上海去參加另外一個展會，應該首先了解這個展會是不是海關監管備案的展覽會。如果有備案，又時間允許，則可以由北京轉關到上海。 　　兩邊海關有時候可能會因某個細節有不同意見，因此，轉關文件在辦理時需要一定的時間。在這種情況下，如果兩個展覽會日期非常相近，一定要提前向運輸代理了解可否轉關，如果能轉，在此次展會期間就要提前做好準備。如果不能轉，最好準備其他的展品參加另一個展覽。 　　如果兩個展覽會不在同一國，除了考慮海關轉關時間的因素外，還要考慮運輸的問題。比如參加完北京的展覽會再參加新加坡的展會，如果時間很接近，最好不要將展品轉關。很多人認為，如果海關沒問題，北京和新加坡的展覽會時間很近也能參展，其實并非如此。每年某些季節是航空公司空運的旺季，有時候空港運輸太緊，航空公司不接受訂艙，這樣會使展品無法及時運抵目的地。 　　因此，對于展后想用同一批展品參加另外的展會的參展商，尤其是海關監管下的展覽品，一定要與運輸代理緊密聯系溝通，并聽取他們的意見。 到國外參展要慎重挑選代理商 　　如果到國外參展，在運輸代理的選擇上也要慎重。國內的一些公司要價很便宜，但是對國外情況不了解。因此，參加國際展覽盡量選擇一些有國際代理關系的公司，這樣參展商的貨物安全性就會有保障，比如保昌在國外就有很多代理<a target="_blank">合作伙伴</a>，參展商的貸到達后，這些合作方會幫忙照看。 　　特別提示 　　★參展商要將貨物的詳細情況告訴運輸商，比如有沒有超長、超大型的和特別要求的貨物。參展商有時會自己解決包裝展品的問題。包裝一定要細致入微，要在貨物的包裝箱上將標簽填好，企業名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細節都要寫清楚。否則容易造成貨物丟失或進錯場館的情況。 　　★展品包裝外的標識要全面。比如在較大設備的包裝箱外，要用特殊標志標明可以用來吊的位置、機器的重量、重心、方向等，這樣，展品進場時工人搬運操作起來就不會把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時里面要加好防震的材料，箱子外面要特別注明易碎標志。如果展品不能倒放，也應該標明清楚。 　　★國際展商雖然可以選擇運輸商，但需要注意的是：對于普通商品來說，參展商可以任意選擇一個運輸公司來承運，但是對屬于海關監管的展覽品的運輸，則不是任何公司都能被選擇的。目前，并不是每個公司都可以做這種監管運輸的業務。因此，海外參展商在參加展會時要特別注意這個問題。 　　★發貨后要通知展覽運輸商，告訴對方負責人已經發貨，并將運單傳真過去，將發了什么樣的貨、通過哪家公司發的等寫明。通知的方式最好不要僅用電話，最好以文件的形式發傳真，一是便于對方留底查貨，二是展覽會期間很忙，對方聯系人不在的情況下，也會由其他負責人根據文件上的內容進行核對。 　　★與運輸代理的溝通最為重要。作為參展商，參加展覽會每個環節應該由專人負責，運輸也不例外。一些展會由于內部溝通沒有做好，運輸公司通常會有找不到人的情況發生，這樣很容易耽誤時間。 　　★北京經常會有一些政治會議、外事活動。在這個時期，往往會有交通管制。而參展商對此情況通常不了解，但展覽運輸商對此經驗會更豐富。因此，參展商一定要與運輸商緊密聯系，按運輸商的要求辦理相關手續。比如進京卡車需要各種證件、文件等。 　　★很多展覽館管理不善，展覽館里常常有一些游擊隊式的搬運工。他們看見展商進來就蜂擁而上，以極低的價格承攬搬運業務。他們的價格雖然很低，但是服務的安全性沒有保證。 　　★為了盡量節約進館時間，參展商應該聽展覽運輸商的安排，由展覽運輸商憑經驗統籌安排，通過這種方式盡可能地爭取時間。 　　★國際國內同題材的展覽會很多，很多企業經常會希望在一個展覽會后再去參加另外一地的展覽會。如果是進口展品，就要事先與運輸代理溝通，因為海關監管的產品，報關手續比較繁瑣。如果兩個展覽會不在同一國，除了考慮海關轉關時間的因素外，還要考慮運輸的問題。每年某些季節是航空公司空運的旺季，有時候空港運輸太緊，航空公司不接受訂艙，這樣會使展品無法及時運抵目的地。 　　★如果到國外參展，在運輸代理的選擇上也要慎重。國內的一些公司要價很便宜，但是對國外情況不了解。因此，參加國際展覽盡量選擇一些有國際代理關系的公司，這樣參展商的貨物安全性會就有保障。
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