展覽運輸——國際運輸代理的工作準則

【好展會網  物流專題】 <p>國際展覽運輸協會（IELA-International Exhibition Logistics Association)對現場運輸代理（site agents)規定了如下業務標準(standards of performance)。 　　現場運輸代理的業務在很大程度上依賴于三個方面的有效管理：（1）聯絡；（2）海關手續；（3）搬運操作。國際展覽運輸協會對三方面的最低要求如下： 　　1.聯絡 　　聯絡的第一要求是語言。國際展覽運輸協會現場運輸代理成員必須配備會說流利英語、德語、法語以及展覽會舉辦國家或地區的主要語言的雇員。 　　這些語言幾乎可以應付任何可能發生的事情。雖然展出者和外國運輸公司在籌備參加國外展覽會時會安排翻譯，但是，協會要求現場運輸代理能夠用客戶的大部分人員的語言進行交談。只有熟練的語言能力才能達到這一點。 　　現場運輸代理必須在展覽會場設立全套辦公設施，如果會場不具備條件，代理要在合理的距離內最好是步行距離內設立辦公設施。在后面的條件下，必須配備全套的、常設的支持（back-up)設備以便與地方辦公室及時聯系。 　　展出者必須能夠隨時找到現場運輸代理而不需要走出會場。 　　為了協助客戶與協會現場運輸代理的聯絡，協會要求現場代理配備以下設備：國際電話線路，國際電傳線路，國際傳真。 　　不允許通過地方電信部門提供這些服務。如果現場代理沒有條件配備這些設備，至少也要配備傳真。在大部分國家已不存在安裝臨時電話或電傳線路的困難，少數發展中國家除外。 　　現場代理必須提供詳細的、有效的郵政地址，這一點對臨時在現場工作的代理非常重要，并安排展覽會前后運輸單證文件（提單是、海關文件等）直接寄給現場代理。 　　2.海關手續 　　現場工作最關鍵的部分可能是辦理海關手續。 　　協會代理與展覽會組織者共同為展覽會設立臨時免稅進口手續。根據海關規定，現場代理可能還需要擔?；蚪槐ＷC金。 　　下一步是與海關官員商妥在現場工作的期限和時間。包括正常工作之外的時間、周末、節假日。有些國家海關規定不得在正常時間之外工作。但是大部分國家的海關只要提前通知并作適當的補貼安排，可以日夜工作。 　　協會代理必須做好上述兩項安排以及其他必要的安排，以便可以隨時找海關官員辦理手續。 　　每天工作開始時間不得晚于8：00，工作結束時間不得早于16：30。在這個時間之外，如果有需要，仍可以找基干職員（skeleton staff)辦事。 　　根據這些標準，可以有足夠時間安排海關手續。 　　（1）進口手續。 　　整車放行卸貨：在預先完全通知的情況下，貨車抵達后6小時；在未預先通知的情況下，貨車抵達后24小時； 　　空運貨物放行：在預先完全通知的情況下，貨車抵達后8小時；在未預先通知的情況下，貨車抵達后48小時； 　　（2）出口手續。 　　包裝檢查：在預先完全通知的情況下，開始后2小時；在未預先通知的情況下，申請后8小時； 裝車檢查、鉛封（貨車放行）：在預先完全通知的情況下，裝車后3小時；在未預先通知的情況下，申請后8小時； 　　辦完出口或轉口文件：在預先完全通知的情況下，提交文件后4小時；在未預先通知的情況下，申請提交文件后8小時。 　　另外需要指出的是，除進口手續未預先通知情況之外，所有手續都由同一海關官員在一個班次內完成。貨車裝貨完畢等待文件和鉛封不應過夜。同樣，展出者要求海關檢查掏箱裝箱應該在同一天辦理。 　　但是如果貨車在海關下班前抵達或裝完，又未事先通知，便難免過夜等待。同樣條件下，展出者臨下班前要求海關檢查也可能無法安排。 　　以上時間期限的前提條件是展出者提供全套、準確的文件，事先通知并準確地表述和申報。 　　3.搬運操作 　　協會代理必須熟悉現場并在展覽施工和拆除期間能隨時使用合適的設備和有經驗的搬運工。現場代理有責任事先預計到非常規、大尺寸的物品的運輸裝卸問題，并相應準備好特殊設備。 　　代理要在現場安排倉儲地，如果不可能，就在盡可能近的地方（不超過30分鐘的路程）安排倉庫，以存放易被盜或保密的物品。 　　空箱應當存放在現場或離會場盡可能近的地方，以備萬一展出者將物品遺留在箱內需要尋找。另外也為了展覽會結束后能迅速運回空箱。如果有條件，空箱應當存放在室內。如果沒有條件，必須采取措施保證空箱回運時與運出時狀況一樣。 　　空箱及時回運是展覽會拆除成功的關鍵因素，使展出者能盡早裝箱和裝車，這有助于盡早清場。 　　如果展覽會面積達到10萬平方米，空箱全部回運時間最晚也不得超過正式拆除第一天的12：00，如果展出者或組織者同意，并更有利于拆除進度安排，空箱空運可晚一些運回。 　　如果展覽會面積超過10萬平方米，將視情況安排空箱回運時間。但是，在一般情況下，空箱回運工作必須在正式拆除第三天開始的時候全部完成。即使這樣，代理仍必須合理安排，保證凡要求空箱回運的展出者都可以在正式拆除的第一天中午便開始收到部分空箱，其他空箱在以后陸續回運。 　　在任何情況下，不允許發生有任何展出者一直等到拆館的第三天才收到空箱的現象。 　　卸車和裝車必須按商定的時間進行，以下時間適于10萬平方米及以下的展覽會： 　　卸車或裝車必須在同一天內盡快完成，條件是：車輛按施工/拆除計劃時間抵達，或在工作日有足夠的時間內抵達。如果晚到，在不影響其他按時抵達的車輛裝卸的情況下，必須在第二個工作日一開始就裝卸。另外，如果展館只有一個運貨門，那么為該門附近展臺運貨的車輛應當盡量安排在施工期最后卸車，并安排在拆除期最前裝車。 　　協調好所有展出者的要求，并相應安排好搬運操作，就可以避免出現混亂。在現場設立倉庫有助于解決問題，對各方都有益處。 　　現場代理在收到使用吊車的要求后，應當能夠在第二個工作日提供吊車服務。在此期間，代理可以安排設備和勞工。如果展出者要求當天使用吊車，代理在可能的情況下應該盡量安排，最晚在第二個工作日的開始時應安排好。條件仍然是不影響周圍展臺、走道、運貨門的正常工作。 　　現場搬運操作的成功完全在于現場代理，現場代理必須事先協調好所有展出者的搬運要求，并提前將相應的安排通知組織者和所有展出者。這樣就能夠避免展出者提出工作計劃之外的搬運要求，或提出臨時遇到的難題。 　　但是不事先通知現場代理，卻突然提出立即要解決的大問題的現象確實存在。這種情況可能會嚴重影響正常的展場搬運工作?，F場代理的任務之一就是使這種現象減少到最低限度，最終消除這種情況。</p>
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