點石成金之精打細算：會議與展覽的預算(一)

【好展會網】 <SPAN id=zoom>■<STRONG>預算</STRONG><BR>會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面：<BR><BR>1、交通費用<BR>交通費用可以細分為：<BR>(1)、出發地至會務地的交通費用包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通<BR>(2)、會議期間交通費用主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。<BR>(3)、歡送交通及返程交通包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。<BR><BR>2、會議室/廳費用<BR>具體可細分為：<BR>(1)、會議場地租金通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。<BR>(2)、會議設施租賃費用此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通?？上驅I的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。<BR>(3)、會場布置費用如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。<BR>(4)、其他支持費用這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。<BR>對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。<BR><BR>3、住宿費用<BR>住宿的費用應該非常好理解值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。<BR>正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。<BR><BR>4、餐飲費用<BR>會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。<BR>(1)、早餐<BR>早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算而改為按預定人數收取費用）<BR>(2)、中餐及午餐<BR>中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算自助餐形式，按桌預算圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。<BR>(3)、酒水及服務費<BR>通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。<BR>(4)、會場茶歇<BR>此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。<BR>(5)、聯誼酒會/舞會<BR>事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認：<BR><BR>5、視聽設備<BR>除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：<BR>●設備本身的租賃費用，通常按天計算<BR>●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理<BR>●音源主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理<BR>c、演員及節目<BR>通常可以選定節目后按場次計算預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關專場或包場除外。<BR>d、其他點心、水果及調制色酒<BR><BR>6、雜費<BR>雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。 <BR>那么，展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢？<BR>展覽預算與會議預算有相同的地方，也有不同的地方<BR>相同的地方：住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。<BR>不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。<BR>展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。<BR>如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預算就很難預測了通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。<BR></SPAN><br>
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